Digitalisasi Proses Pemesanan dan Pengelolaan Inventaris

 studi kasus yang mencakup scope kerja seorang Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) Developer dengan fokus pada integrasi BC dengan Microsoft Power Platform dan analisis proses bisnis menggunakan database SQL Server.

---

Studi Kasus: Digitalisasi Proses Pemesanan dan Pengelolaan Inventaris

Latar Belakang

Perusahaan XYZ adalah distributor alat kesehatan yang memiliki tantangan dalam mengelola pesanan, stok, dan pengiriman barang. Sistem manual berbasis spreadsheet sering menyebabkan:

• Ketidaksesuaian data antara divisi.
• Keterlambatan pemrosesan pesanan.
• Sulitnya melakukan analisis untuk mengoptimalkan inventaris.

XYZ memutuskan untuk menggunakan Microsoft Dynamics 365 Business Central sebagai ERP utama, dengan integrasi ke Microsoft Power Platform untuk otomatisasi proses, dan menggunakan SQL Server sebagai basis data untuk analitik.

---

Tujuan

1. Mengintegrasikan Dynamics 365 BC dengan Power Platform untuk otomatisasi proses pesanan dan pengelolaan inventaris.
2. Menganalisis data transaksi menggunakan SQL Server untuk menghasilkan wawasan yang mendukung pengambilan keputusan.
3. Mengurangi kesalahan dalam pengelolaan stok dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.

---

Scope Kerja Microsoft Dynamics BC Developer

1. Implementasi Dynamics 365 Business Central

• Tugas:
  • Mengonfigurasi modul Sales, Purchase, dan Inventory di Dynamics BC.
  • Membuat custom extensions untuk menyesuaikan kebutuhan spesifik bisnis.
  • Menyediakan fitur khusus untuk memantau pesanan dan status inventaris.

2. Integrasi Dynamics BC dengan Microsoft Power Platform

• Tugas:
  • Mengintegrasikan Dynamics BC dengan Power Automate untuk otomatisasi alur kerja:
    • Contoh: Ketika pesanan diterima di Dynamics BC, secara otomatis memicu notifikasi ke tim gudang menggunakan Power Automate.
  • Menggunakan Power Apps untuk membuat aplikasi seluler bagi staf gudang agar mereka dapat memindai kode QR inventaris dan memperbarui data stok secara real-time.
  • Membuat Power BI dashboard yang menarik data langsung dari Dynamics BC untuk menampilkan laporan stok, penjualan, dan analisis permintaan.

3. Koneksi Dynamics BC dengan SQL Server

• Tugas:
  • Menyinkronkan data dari Dynamics BC ke SQL Server menggunakan API atau integrasi langsung untuk memungkinkan analitik tingkat lanjut.
  • Menulis skrip SQL untuk mengolah data transaksi (sales, inventory, dll.) guna mendukung pengambilan keputusan.
  • Mengoptimalkan kueri SQL untuk performa cepat dalam analisis data besar.

4. Analisis Proses Bisnis

• Tugas:
  • Menganalisis alur proses bisnis untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan otomatisasi dan efisiensi.
  • Membuat dokumen teknis yang memetakan proses bisnis saat ini dan memberikan solusi berbasis Dynamics BC dan Power Platform.
  • Memberikan pelatihan kepada tim operasional tentang penggunaan alat yang baru.

---

Detail Proyek

1. Alur Proses Pemesanan Otomatis

1. Pelanggan membuat pesanan melalui portal (terhubung dengan Dynamics BC).
2. Power Automate membaca data pesanan dan:
   • Mengirim email ke pelanggan dengan faktur.
   • Memberitahu tim gudang untuk menyiapkan barang.
3. Tim gudang memproses pesanan dan memperbarui status pengiriman menggunakan aplikasi berbasis Power Apps.

2. Integrasi Inventaris dengan Power BI

• Data inventaris di Dynamics BC disinkronkan ke SQL Server secara terjadwal.
• Power BI menarik data dari SQL Server untuk menampilkan:
  • Barang dengan perputaran tinggi.
  • Barang mendekati habis.
  • Tren penjualan per wilayah.

3. Analisis Kinerja Stok

• Dengan SQL Server, laporan dibuat untuk:
  • Menganalisis dead stock (barang yang tidak terjual dalam periode tertentu).
  • Membandingkan stok aktual dengan stok yang diharapkan (menggunakan data real-time dari BC).

---

Teknologi yang Digunakan

1. Dynamics 365 Business Central
   • Modul: Sales, Purchase, Inventory.
   • Custom extensions (AL programming).
2. Microsoft Power Platform
   • Power Automate: Untuk otomatisasi alur kerja.
   • Power Apps: Aplikasi khusus untuk gudang.
   • Power BI: Visualisasi data.
3. SQL Server
   • Sebagai database untuk laporan dan analisis data besar.
   • Koneksi melalui OData atau API.

---

Hasil yang Diharapkan

1. Mengurangi waktu pemrosesan pesanan sebesar 50%.
2. Meningkatkan akurasi inventaris hingga 95%.
3. Menyediakan laporan berbasis data yang mendukung pengambilan keputusan.
4. Mempercepat respon terhadap permintaan pelanggan.